المهارات الشخصية التي يجب ان يمتلكها مدخل البيانات، مدخل البيانات هو ذلك الشخص الذي يقوم بادخال المعلومات ويتمتع بمواصفات من السرعة والإلمام بأوامر الحاسب الآلي من أجل أن يكن سريعاً جداً لتوفير الكثير من الوقت والجهد، بالإضافة إلى ضرورة تمتعه بعدة مهارات أخرى، وظيفة مُدخل البيانات تُسمى في اللغة الإنجليزية Data Entry فهي واحدة من أهم الوظائف الدارجة في الكثير من قطاعات الأعمال والمؤسسات والشركات إذمن المعروف بأن في كل عمل يكون هناك مجال لفرصة عمل مُدخل بيانات خاصة بالعمل والتي تحتاج لأجهزة حاسوب فائقة السرعة، مُدخل البيانات يُمكن تعريفه بأنه هو الشخص الذي يعمل على تسجيل البيانات الشفوية أو الورقية في أجهزة الحاسوب، لذلك من الواجب أن يتمتع هذا الشخص بمهارات شخصية تسهل من عملية إدخال البيانات، كما لابد أن يكون عالماً جيداً بطبيعة عمله والذي يختلف من مؤسسة لمؤسسة أخرى تبعاً لطبيعة العمل.
ما المقصود بوظيفة مدخل البيانات
وهي الوظيفة التي أهم وأبرز مهامها ادخال بيانات ومعلومات مهما كانت بحيث تكون مجمعة من العديد من المصادر إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بالشركة أو المؤسسة، وظيفة مدخل البيانات إحدى الوظائف المهمة في أي شركة أو مؤسسة والتي تحتاج إلى عنصر السرية من أجل حفظ المعلومات التي يقوم بإدخالها الشخص، إذ إن مُدخل البيانات يتعامل مع كمية كبيرة جداً من المعلومات التي من الممكن أن تكون حساسة والتي تحتاج أن تكون سرية أكثر، وأهمية وظيفة مُدخل البيانات تكمن في سلامة الشركة أو المؤسسة التي تستند على هذه البيانات التي تقوم بانتاجها وإدخالها، فمن المعروف بأن اتخاذ القرارات يعتمد على المعلومات التي يقوم بإدخالها مُدخل البيانات.
وصف وظيفة مدخل البيانات بالتفصيل
وظيفةمُدخل البيانات من أهم الوظائف في أي مؤسسة أو شركة والتي يقوم فيها بإدخال البيانات الهامة للشركة والخاصة بمجالها من خلال استخدام برامج معالجة النصوص مثل برامج الأوفيس أو برامج خاصة بالشركة، فمن الضروري أن يتميز مُدخل البيانات بالدقة المتناهية واجادة التعامل مع الحاسوب بالإضافة إلى سرعة أدائه في العمل، مُدخل البيانات مهما كان جنسه ذكراً أو أنثى هو المسؤول الأول عن تزويد النظام بالبيانات التي لا يكون للنظام قيمة من غيرها، والنظام هو البرنامج الذي يعمل على الحاسوب او موقع الشركة بغض النوع ما هو نوع املوقع، بحيث يعمل على شبكة محلية أو الشبكة العنكبوتية، فمن طبيعة مُدخل البيانات أنه من الممكن أن يُنتج أو يكتب أو يُؤلف البيانات التي قام بإدخالها للنظام أو من الممكن أن يحصل عليها من جهة أخرى، وهذه الجهة من الممكن أن تكون أشخاصاً أو كُتباً او مواقع على الشبكة العنكبوتية أو مصدر آخر للبيانات، هدف وظيفة مُدخل البيانات الأساسية هو نفسه في كافة الأنظمة مهما كان نوع هذه البيانات وهو تغذية النظام بالمعلومات التي لن يعمل النظام بدونها ولن يُسمى نظامها من غيرها، فهذه الوظيفة من الوظائف المهمة جداً في عالم الأنظمة التي تعتمد على البيانات من أجل سير تنفيذ الأعمال.
من منطلق المعلومات التي تقدمت عن وصف وظيفة مُدخل البيانات بجدية لابد من ألا نُعطي هذه الوظيفة أولوية منخفضة، إذ إن مُدخل البيانات من الواجب أن يتمتع بعدة مواصفات تُؤهله من أن يكون مدخل بيانات نحترف، إذ إن الشركات الكبيرة لا تقوم بتعيين مدخلي بيانات من غير خبرة ومن المعروف بأن مرتباتهم مرتفعة جداً، حيث إن مجرد خطأ بسيط في إدخال البيانات من الممكن أن يترتب عليه خسائر كبير فادحة جداً، وظيفة مُدخل البيانات مهمة جداً ولا يُمكن مقارنتها بالآلة الكاتبة.
مؤهل مدخل البيانات
لا تتطلب وظيفة مدخل البيانات مؤهل علمي معين ولكن يكفي أن تُجدي اللغة والقراءة والكتابة والحساب والتعامل مع الكمبيوتر بحرفية كبيرة بالإضافة إلى سرعة الكتابة وقوة الملاحظة والتركيز، وأن تتفادى الأخطاء الإملائية، ومن الممكن العمل من داخل المنزل إلا أن هناك بعض الأوقات التي تتطلب العمل بأهمية كبيرة وأخذ عين الإعتبار بها والإهتمام بشكل كبير في هذا العمل.
أنواع مدخل البيانات
مُدخل البيانات كشخص ينقسم إلى نوعين من الأشخاص وهما كالتالي:
- مدخل البيانات المبتدئ: واسمه Junior Data Entry فهو الموظف الذي يكون في المستوى الأول من ادخال البيانات إذ يقوم بمهمة ادخال البيانات مع عدم امتلاكه لعدد قليل من المهارات الضرورية في عملية ادخال البيانات بالإضافة إلى عدم امتلاكه لصلاحيات قليلة مثل عدة قدرته على التصرف في حال ظهور خطأ في النظام وخاصة في حالة ظهور تصرفات غير متوقعة من النظام.
- مُدخل البيانات المحترف أو المتقدم: واسمه Advance Data Entry وهو من يقوم بإدخال البيانات مع امتلاكه للمهارات والصلاحيات المختلفة والتي لا يمتلكها مُدخل البيانات المبتدئ، المدخل المحترف للبيانات يُشبه التقني بشكل كبير وذلك بسبب امتلاكه للخبرة الواسعة في مجال إدخال البيانات وامتلاكه للخبرة التي يتمتع بها مدخل البيانات المُتقدم.
المهارات الشخصية التي يجب ان يمتلكها مدخل البيانات
من الضروري أن يمتلك مُدخل البيانات بالعديد من المهارات الشخصية والأساسية من أجل هذه الوظيفة ويُمكن تلخيصها كما التالي:
- اتقان مهارات الكتابة.
- امتلاك مهارات حاسوبية والتي تتمثل في استخدام الكمبيوتر بمهارة عالية والتعامل مع البرامج المتعلقة به.
- امتلاك مهارات الكتابة والقراءة والحساب، إذ هي من المهارات الأساسية لهذه الوظيفة.
- امتلاك الموظف للمهارات الإدارية والتنظيمية.
- امتلاك مهارات التواصل الشفوية والمكتوبة الجيدة.
- امتلاكه للمهارات الجيدة في خدمة العملاء.
- ضرورة وجود الدافع الداخلي، ورغبته الداخلية في العمل.
- القدرة على العمل في أجواء الفريق وبشكل مستقل.
- أن يكون موظفاً بضمير والقدرة على تحمله المسؤولية.
- القدرة على إدخال البيانات بدقة.
- قدرته على القيام بنفس العمل في فترة زمنية طويلة.
- القدرة على تحمل ضغط العمل.
- معرفته التامة بقواعد اللغة وعلامات الترقيم.
- القدرة على المحافظة على سرية البيانات.
مسؤوليات مُدخل البيانات
لابد من موظف مُدخل البيانات أن يتمتع بتحمل المسؤولية والتي من خلالها يجب أن يأخذ على عاتقه الامور التالية:
- ادخاله البيانات والمعلومات إلى الأجهزة وعلى البرامج المختلفة بشكل دقيق جداً,
- مراقبة جودة البيانات التي تم إدخالها من خلال تحديد الأخطاء وضرورة تصحيحها.
- تنظيم وادارة الملفات والسجلات.
- إعداد التقارير عند الحاجة لذلك.
- من الضروري أن يقوم بمهام أخرى متعلقة بالوظيفة مثل طلب اللوازم المكتبية ومستندات الإيداع.
