الاستماع ثم الاستماع : يريد الناس أن يشعروا بأن هناك من يهتم لسماعهم ، استمع إلى ما يقوله الشخص الآخر ، بدلًا من الانشغال بصياغة الردود ، اطلب توضيحًا لتجنب سوء الفهم ، في تلك اللحظة ، يجب أن يكون الشخص الذي يتحدث إليك هو أهم شخص في حياتك ، نقطة مهمة أخرى هي أنه يجب أن تتحدث إلى شخص واحد في الوقت الواحد ، وهذا يعني أنه إذا كنت تتحدث إلى شخص ما على الهاتف ، فلا ترد على رسالة بريد إلكتروني ، أو ترسل رسالة نصِّية في نفس الوقت ، في ذلك الحين سوف يدرك الشخص الآخر أنك تعطيه كل
اهتمامك .
2. من تتحدث إليه هو إنسان مهم بالنسبة لك :
لا بأس من استخدام المختصرات واللغة غير الرسمية في التواصل مع الأصدقاء ، ولكن إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية للتواصل مع رئيسك في العمل ، فلا يوجد مجال لاستخدام أي لغة غير رسمية في رسالتك ، وفي نفس الوقت لا يمكنك أن تفترض أن الشخص الآخر يعرف ماذا يعنى اختصار مُعين ، لأن بعض الاختصارات لها معانٍ مختلفة لمختلف الناس ، فهل تريد أن يُساء فهمها؟ ، الأشخاص ذو التواصل الفعَّال يوجهون رسالتهم بُنَاءًا على إلى من يتحدثون معهم ، لذا ، خُذ في اعتبارك الشخص الآخر عندما تحاول توجيه رسالتك .
3. أهمية لغة الجسد :
و هذا مهم للاجتماعات وجهًا لوجه ومؤتمرات الفيديو ، تأكد من أنك مُنفتحًا بحيث أنه يكون لديك لغة جسد مفتوحة ، وهذا يعني أنه يجب عدم تكتيف ذراعيك ، والحفاظ على الاتصال من خلال العين حتى يعرف الشخص الآخر أنك تولي له الاهتمام .
4. تحقق من رسالتك قبل أن ترسلها :
يستطيع المدقق الإملائي والنحوي أن يساعدك ، لكنه ليس مضمونًا ، لذا تحقق مرة أخرى مما كتبته ، للتأكد من أن كلماتك ستقوم بتوصيل الرسالة المقصودة .
5. كن مختصرًا ولكن محددًا :
بالنسبة للتواصل المكتوب أو اللفظي ، تَمَرَّن على أن تكون مختصرًا ومحددًا بما فيه الكفاية ، وأن توفر المعلومات الكافية للشخص الآخر ليستطيع فهم ما تحاول أن تقوله ، وإذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني ، فتأكد من قراءة الرسالة بالكامل قبل صياغة ردك ، ومع الممارسة الكافية لهذا الأمر ، سوف تتعلم عدم الثرثرة ، أو إعطاء الكثير من المعلومات .
6. تسجيل الملاحظات :
من المهم تدوين الملاحظات أثناء التحدث إلى شخص آخر أو عندما تكون في اجتماع ، ولا تعتمد على ذاكرتك ، كذلك ارسل بريد إلكتروني للمتابعة ليتأكد الطرف الآخر من فهمك لما قيل أثناء المحادثة .
7. إستخدام الهاتف في بعض الأحيان :
إذا وجدت أنه لديك الكثير لتقوله ، فبدلًا من إرسال بريد إلكتروني ، اتصل بالشخص عبر الهاتف ، بالطبع يُعد البريد الإلكتروني وسيلة رائعة ، ولكن في بعض الأحيان أنه من الأسهل توصيل ما عليك أن تقوله لفظيًا .
8. فَكِّر قبل أن تتحدث :
توقّف دائما للحظة قبل أن تتحدث ، لا تقول أول شيء يتبادر إلى ذهنك ، خُذ لحظة لتُوَلّي اهتمامًا وثيقًا لما تقوله وكيف تقوله ، هذه العادة واحدة ستساعدك على تجنب المشاكل .
9. معاملة الجميع على قدم المساواة :
لا تستخف بأي شخص ، عامل الجميع باحترام ، عامل الآخرين كما تحب أن يعاملونك .
10. الحفاظ على الاتجاه الإيجابي والابتسامة :
حتى وإن كنت تتحدث عبر الهاتف ، ابتسم ، لأن اتجاهك الإيجابي الخاص سوف يظهر خلال المحادثة وسيدرك الشخص الآخر ذلك ، فعندما تبتسم في كثير من الأحيان وتنشر الاتجاه الإيجابي وسوف تستجيب لك الناس بشكل إيجابي .
