في المرحلة المتقدمة من عمر جامعة ام القري كان القبول مرتبطاً بالكليات، فقبول طلاب كلية الشريعة والدراسات الإسلامية ضمن مسئولية إدارة القبول والتسجيل في كلية الشريعة وكذلك طلاب كلية التربية، ولما قررت الجامعة تطبيق نظام الساعات المعتمدة مع مستهل العام الدراسي 1394/1395هـ شكلت إدارة القبول والتسجيل وطبق نظام الساعات المعتمدة على أقسام كلية التربية بمكة المكرمة وحدها.
ثم بعدها تم تطبيق النظام على أقسام كلية الشريعة والدراسات الإسلامية مع أطلالة العام الدراسي 1395/1396هـ، وبذلك توسعت إدارة القبول والتسجيل واتسع مجال العمل بها.
وفي عام 1396/1397هـ، أعيد تشكيلها وأنشئت (عمادة القبول والتسجيل) وعين لها عميداً ووكيلاً للعميد، ووقتها اتجهت العمادة نحو الاهتمام بالإحصاء واستخدام الأسلوب الإحصائي في جمع البيانات الطلابية وتحليلها.
ثم أخذت العمادة باستخدام الحاسب الآلي وغيره من الأساليب الحديثة بهدف تحسين إجراءات العمل وتطويرها.
جامعة أم القرى
بدأ استخدام الحاسب الآلي في تسجيل الطلاب عام 1401 / 1402هـ، وفي تسجيل الطالبات عام 1405هـ وفي عام 1415هـ، تم تجهيز شبكة الحاسب الآلي الخاصة بعمادة القبول والتسجيل والمتصلة بمركز الحاسب الآلي مباشرة عن طريق الكوابل الضوئية وهي عبارة عن شبكة حاسبات شخصية متصلة بالجهاز الرئيسي الموجود بمركز الحاسب الآلي إضافة إلى إعداد البرامج المتعلقة بأعمال عمادة القبول والتسجيل على الحاسبات الشخصية باستخدام برنامج قواعد البيانات ( Access ) وتشمل هذه البرامج برنامج القبول لطلاب وطالبات نظام اليوم المعتاد وبرنامج النتائج.
وفي عام 1416هـ استكملت برامج عمادة القبول والتسجيل على الحاسبات الشخصية وتشمل برنامج التخرج وبرنامج المكافآت لطلاب وطالبات اليوم المعتاد، وفي عام 1417هـ، تم تطوير كافة برامج عمادة القبول والتسجيل على الحاسبات الشخصية وربطها مع بعضها البعض ووضعها في نظام واحد باستخدام قاعدة البيانات ( Access ).
جامعة أم القرى تسجيل الدخول
وفي عام 1418هـ، تم تطوير نظام القبول والتسجيل على الحاسبات الشخصية لطلاب وطالبات نظام اليوم المعتاد، وتم إعداد برنامج التسجيل الآلي على الحاسبات الشخصية لطلاب وطالبات نظام اليوم المعتاد، وفي عام 1419هـ، تم تطوير برنامج التسجيل الآلي على الحاسبات الشخصية لطلاب وطالبات نظام اليوم المعتاد.
وتم إعداد برامج جديدة لاختبارات القبول على الحاسبات الشخصية واستخدام الماسح الضوئي لتصحيح اختبارات القبول لهذا العام، كما بدئ في إعداد برامج جديدة للقبول والتسجيل على الحاسب الآلي الرئيسي وتشمل برامج التسجيل والنتائج والتخرج والشئون الأكاديمية وتم توفير نظام الأرشيف الآلي بعمادة القبول والتسجيل وتجربته استعداداً لتطبيقه.
وفي عام 1420هـ تم تطوير كافة برامج القبول والتسجيل على الحاسب الرئيسي والبدء في استخدام النظام والاستغناء عن برامج القبول والتسجيل الموجودة على الحاسبات الشخصية، كما تم تطوير برامج اختبارات القبول وربطها بالحاسب الرئيسي واستخدم نظام الأرشيف الآلي بعمادة القبول والتسجيل.
وربطت غالبية الأقسام الأكاديمية في جامعة أم القري ببرنامج القبول والتسجيل على الحاسب الرئيسي بحيث يمكن للأقسام متابعة طلابهم من خلال الاستفسار المباشر، كما تم ربط مقر الجامعة بالزاهر بالحاسب الآلي الرئيسي وتم البدء في استخدامه من قبل موظفات عمادة القبول والتسجيل في أعمال العمادة والتي تشمل القبول والتسجيل والشئون الأكاديمية.
إضافة إلى ربط عمادة القبول والتسجيل بمقر فرع الجامعة بمحافظة الطائف بالحاسب الرئيسي وتم البدء في استخدامه من قبل موظفي عمادة القبول والتسجيل.
ام القرى تسجيل دخول
الخدمات الطلابية للقبول والتسجيل :
- القيام بمعادلة الشهادات.
- المساهمة في إعداد وتنظيم البرنامج التعريفي للمستجدين بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالجامعة.
- استقبال طلبات الالتحاق بالجامعة للسعوديين وغير السعوديين واستكمال الوثائق الخاصة بهم.
- إنهاء إجراءات ما قبل القبول للطلبة غير السعوديين.
- إدخال ومعالجة بيانات المتقدمين للالتحاق بالجامعة.
- الإشراف على اختبارات القبول الشاملة وتنظيمها.
- إصدار قوائم المرشحين.
- إصدار قوائم المقبولين.
- إصدار قوائم الانتظام في الأقسام.
- إصدار الأرقام الجامعية.
- إصدار البطاقات الجامعية.
- استقبال كافة طلبات الطلاب المتعلقة بجميع أعمال العمادة وإنهاء إجراءاتها بالتنسيق مع الأقسام المختلفة ومتابعتها.
- الإجابة على جميع استفسارات الطلاب الواردة عبر جميع القنوات.
- إصدار السجلات التعليمية، وإفادات الانتظام، وقسائم التخفيضات، وأوراق التعريف.
- توزيع جميع نماذج العمل الأكاديمية.
- القيام بأعمال الإرشاد الأكاديمي العام للطلاب.
- تحديث البيانات الأساسية للطلاب.
- توزيع الجداول الدراسية.
- إعداد الإعلانات والملصقات والنشرات الإرشادية الخاصة بأعمال العمادة المتعلقة بالطلبة والإشراف على توزيعها.
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة الخدمات الطلابية والتسجيل.
- إعداد خطة التسجيل الفصلية.
- إعداد وإصدار الجداول الدراسية.
- توزيع الغرف الدراسية.
- تسجيل المواد لطلبة الجامعة
- إصدار إشعارات التسجيل.
- إصدار قوائم متابعة انتظام الطلبة.
- إصدار جدول الاختبارات النهائية أو القاعدة الخاصة به
- القيام بعمليات الحذف والإضافة
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالتسجيل
- النتائج متابعة واستلام النتائج العامة.
- رصد النتائج العامة في الحاسب.
- إصدار إشعارات النتائج.
- حفظ وثائق النتائج العامة والمحدثة والمعدلة.
- إصدار قوائم رصد النتائج
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالنتائج.
- القيام بالعمليات تعديل وتحديث النتائج.
الشئون الأكاديمية
- متابعة الطلبة أكاديمياً.
- إصدار قوائم المتميزين أكاديمياً.
- إيقاف وتنشيط الطلبة أكاديمياً وتأديبياً.
- إصدار الإنذارات الأكاديمية.
- القيام بعمليات تأجيل القبول والدراسة والانسحاب الاضطراري والكلي من الجامعة.
- القيام بعمل أمانة لجنة القبول والتسجيل.
- تنظيم وحفظ واسترجاع اللوائح والقرارات والتنظيمات الأكاديمية.
- إنشاء وتحديث قاعدة بيانات موثقة لمناهج الأقسام.
- إصدار التقارير الإحصائية الأكاديمية.
- القيام بعمليات تغيير التخصصات بالجامعة وتغيير الحالة الدراسية للطلبة.
- إنهاء إجراءات المعادلات الداخلية والخارجية.
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالمتابعة.
التخرج
- استقبال ومراجعة توصيات التخرج الخاصة بالطلبة.
- إعداد قوائم الخريجين لاعتمادها من مجلس جامعة أم القري.
- إصدار وثائق التخرج العربية والإنجليزية والسجلات التعليمية النهائية
- إصدار شهادات التفوق.
- تعديل وثائق التخرج وإصدار بدل فاقد لها.
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالتخرج.
المكافآت. - إصدار مسيرات المكافآت الشهرية للطلبة.
- إصدار البدلات المخصصة للطلبة.
- متابعة صرف المكافآت والبدلات وتحويله للأمانات وصندوق الطلبة.
- إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالمكافآت.
