ما هي مهام مساعد اداري في الجامعة، هناك كثير من الوظائف الشاغرة التي يتم الاعلان عنها في الجامعات والكليات عن وظيفة مساعد اداري في الجامعة، والتي يقبل عليها الكثير من الاشخاص الذين لا يعرفون ما هي المهام التي سوف تكون بالنسبة لهم، فهذه المهام تعتبر ذات اهمية كبيرة بالنسبة للكثير من المتقدمين الذين يجب ان تكون لديهم معرفة كاملة بهذه المهام المختلفة، ونحن بدورنا في موقع المحيط سوف ننشر لكم معلومات اكثر حول مهام مساعد اداري في الجامعة، واهم الواجبات التي عليها، بعد اطلاعنا على عدد من انظمة ومهام المساعدين الاداريين المطلوبة في كثير من الجامعات في الوطن العربي والمملكة العربية السعودية بالاخص، لذا تابعوا معنا الان المعلومات التي تريدونها بكل سهولة بخصوص مهام مساعد اداري في الجامعة.
مساعد اداري في الجامعة
المساعد الادري تعتبر احد الفئات الوظيفية الواسعة التي تستدعي تعيين شخص يقدم مختلف انواع الدعم الاداري للافراد والجماعات في الشركات التجارية او المكاتب حسب نوع العمل الذي يؤديه الشخص، حيث يقدم المساعدين الاداريين الدعم لجميع اقسام وفرق المؤسسة او الشركة او الجامعات او الكليات، ويتعامل مع المعلومات الخاصة بالشركة والبيانات الشخصية الاكثر خصوصية او حساسية اكثر من غيره من الموظفين، كما انه يستقبل المكالمات ويرد على الهاتف واخذ الرسائل واستقبال الزوار، ويقدم دعمه الخاص بمشروعات معينة في شركة ما ، كما يقدم الدعم لشخص معين ومسؤولياته الاهتمام بالمهام غير المتعلقة بالعمل .
مهام مساعد اداري في الجامعة
القيام بالاعمال الادرية المختلفة يتطلب من الشخص اهتمام ودقة وحسن اداء في تنفيذ هذه الاعمال، لان الاعمال الادارية تساهم في رفع كفاءة الادارة ومستوى المكانة الخاصة بالقطاع التعليمي الذي ينتمي اليه الموظف الاداري، وهناك كثير من المهام التي تسند الى المسعد الاداري وعليه الابداع في تمامها وتنفيذها على اكمل وجه، ومن اهم مهام مساعد اداري في الجامعة مايلي:
- تنظيم ملفات المكتب.
- متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير والمديرين المباشرين.
- الإشراف على عمل موظف الاستقبال والمراسل.
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قِبَلِ المدير.
- عمل جدول عمل مع مدير المبيعات، وتجهيز محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- تجهيز البريد اليومي، كالمذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات.
- تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية.
- استقبال الفاكسات والرد عليها.
- الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الانضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم.
- المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
- متابعة المهام الإدارية المتعلِّقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف.
- القيام بكل ما يُطلب منه في حدود معرفته وقدراته.
- متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
- الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب
- الاشراف على سير المشاريع
- مراقبة اعمال الموارد البشرية
- المهارات التنظيمية الممتازة
- جدول الاجتماعات
- المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل،
- إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتير
- التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا
- جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلة
- إرسال وتلقي البريد والطرود
- إعداد المراسلات التجارية (غالبًا باستخدام برامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر)
- إرسال الفاكسات
- إدارة الملفات
- البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية
- أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه
- إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.
- إرسال واستقبال استمارات الشركة
مهام المساعد الإداري في مكاتب التعليم
هناك كثير من المهام التي يجب على المساعد الاداري القيام بها حسب الدليل الاجرائي، حيث انه يكون المسؤول المباشر عن المساعد الاداري وكيل المدرسة للشؤون التعليمية ، والهدف من هذه الوظيفة هي تقديم الخدمات الادارية التي تساهم في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدارس، وتقديم يد المساعدة للعاملين فيها، ومن اهم المهام للمساعد الداري في مكاتب التعليمي ما يلي:
- يقوم المساعد الإداري باستلام وحفظ المواد والكتب المدرسية وغيرها في الأماكن المناسبة لها في المدرسة .
- يقوم المساعد الإداري بإدارة أعمال المستودع في المدرسة وتنظيمها .
- يقوم المساعد الإداري بتسجيل العهدة وتسليمها لكل العاملين في المدرسة، والقيام باستلامها في نهاية اليوم الدراسي.
- يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الموظفين في المدرسة، ووضع كل المستجدات فيها أولا بأول .
- يقوم المساعد الإداري بالمشاركة في أخذ الغياب والحضور وتأخر الطلاب عن المدرسة .
- يقوم المساعد الإداري بمساعدة وكلاء المدرسة في الإشراف على الطلاب في الطابور الصباحي، وبين الحصص وأثناء الفسحة المدرسية .
- يقوم المساعد الإداري بتبليغ أولياء الأمور إذا تأخر الطالب أو غاب عن المدرسة بأي من الوسائل المتاحة له .
- يقوم المساعد الإداري باستلام الملفات الخاصة بالطلاب المستجدين وتجهيزها وكذلك ملفات الطلاب المنقولين للمدرسة ومنها، ويقوم بإنهاء كل الإجراءات المتعلقة بها .
- يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الطلاب، وإكمال كل الوثائق المطلوبة .
- يقوم المساعد الإداري بتزويد وكيل شئون الطلاب بنماذج الإحالات الطبية، والشهادات التعريفية للطلاب، لكي يقوم بتقديمها للجهة المختصة بذلك .
- يقوم المساعد الإداري بحفظ السجلات والملفات وتنظيم الأرشيف .
- يقوم المساعد الإداري بالقيام بأي مهمة يتم تكليفه بها من المسؤول المباشر في مجال اختصاصه .
معلومات عن وظيفة المساعد الإداري
المساعد الاداري يلعب دورا بارزا في الاماكن التي يتتواجد فيها بالاخص في القطاع التعليمي، لهذا تبرز اهميته لانه يقوم بالكثير من المهام المسندة اليه في وظيفة المساعد الادارية، لهذا سوف نتعرف واياكم على اهم معلومات عن وظيفة المساعد الاداري وهي كالاتي:
- يكون المساعد الإداري على علاقة بكل الموظفين في المدرسة، ولا يوجد لديه علاقة بأي مؤسسات خارجية .
- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالتعليمات التي تتعلق بطبيعة عمله جيدا .
- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالأعمال الكتابية وكيف يمكن ممارستها .
- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بأدوات ونماذج طبيعة عمله .
- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالفهرسة وتنظيم الوثائق وطريقة تصنيفها .
- يجب أن يمتلك المساعد الإداري بعض المهارات والقدرات، مثل : ترتيب وحفظ الملفات وفهرستها، القدرة على المتابعة والتنسيق، الاتصال بالآخرين وإجادة التعامل معهم، استخدام الكمبيوتر وتطبيقاته في العمل .
- يجب أن يكون لدى المساعد الإداري بعض السمات الشخصية مثل : أن يمتلك أخلاقيات الوظيفة، وأن يكون قادر على التكيف مع متطلبات العمل وضغوطاته، وأن يعمل بروح الفريق، وأن يكون قادر على المبادرة، ويتمتع بالاحترام والتقدير، والثقة بالنفس، والموضوعية، والتواضع .
أنواع المساعد الإداري
المساعد الادارية هو مسمى رسمي او وصف عام لوظيفة في احد المكاتب، وهناك عدد من الاختلافات لوظيفة المساعد الاداري، والتي تختلف حسب نوع العمل الذي يقوم به، او نوع القطاع او الشركة او المؤسسة التي يعمل بها، لهذا نجد هناك انواع كثيرة من المساعد الاداري والتي سوف نذكر اهمها وهي كالاتي:
- يقدم المساعد الإداري الدعم في الأقسام الآتية في الشركات : الموارد البشرية، المحاسبة، التطوير، المبيعات، التسويق، تقنية المعلومات .
- السكرتير أو المساعد التنفيذي، هو الذي يقوم بتقديم الدعم للأفراد التنفيذيين بالشركة، ويتعامل هذا الموظف مع بيانات الشركة والبيانات الشخصية الحساسة .
- موظف الاستقبال، ويكون مهامه الرد على الهاتف واستقبال الزوار وغيرها .
- مساعد المشروعات الذي يقوم بتقديم الدعم للمشروعات في الشركة .
- المساعد الشخصي وهو من يقوم بتقديم المساعدة الشخصية، حيث تتمثل مسئوليته في الاهتمام بمختلف المهمات التي لا تتعلق بالعمل .
- الموظف المكتبي الذي يقوم بمهمات مثل حفظ الملفات أو إدخال البيانات .
- مساعد الحسابات، الذي يقوم بتقديم الدعم لأقسام الشركة في مجال الموارد المالية وحساب المدفوعات وحساب المديونيات .
- مساعد الإنتاج الذي يقوم بتقديم الدعم في مجال الإنتاج السينمائي والتلفزيوني .
