كافة المؤسسات والشركات التي تسعى لتصويب عملها والأخذ بملاحظات وشكاوي العملاء والزبائن تُحقق الكثير من النجاحات، كونها تُراعي كل ما يراه الزبائن والعُملاء من أخطاء ومُشكلات يجب التوقف عِندها وأخذها بِعين الإعتبار، ولهذا نجِد الكثير مِنا يرغب في الإطلاع على صيغة خطاب شكوى رسمي من أجل إختيار واحداً من هذه الصِيغ وإعتمادها وإدخال موضوع الشكوى فيها وتوجييها للجهات المسئولة عن تلقي الشكاوي، ولهذا نتجه إلى كتابة خطاب شكوى رسمية فيها معلومات وكلمات تَخص الشكوى ويتم توجيهها إلى مدير العمل للنظر فيها، والأخذ بها في حالة كونها تتضمن أمور يجب التوقف عندها والعمل على معالجتها كما تحرص الكثير من المؤسسات بالرد على هذه الشكاوي بطريقة رسمية وإبلاغهم بما اتخذته من إجراءات في هذا السياق، وفق ما تم توجيهه لها من صيغة خطاب شكوى رسمي وصلت للجهة صاحبة العمل.
نموذج خطاب شكوى رسمي
هُناك عدد من الشروط التي يجب أن تحتوي عليها الشكوى الرسمية لكي تكون شاملة كافة العناصِر ويتم النظر فيها وإتخاذ ما يلزم بخصوصها، وهي قواعد يجب مراعاتها عند كتابة خطاب شكوى رسمي وهذه الأمور كما يلي /
- اسم الجهة التي يتم توجيه الشكوى إليها.
- اسم الشخص المُشتكي
- اسم الشخص المٌشتَكى عليه
- موضوع الشكوى
- الغرض من تقديم الشكوى
- كتابة التاريخ
- التوقيع
- طباعة الشكوى
الأستاذ/…….
مسئول قسم/……..
في شركة/…………
السلام وعليكم ورحم الله وبركاته أما بعد،
أرفع لكم خطابي هذا كي أبلغكم بشكواي بخصوص ما يرتكبه أحد العاملين لديكم وهو الموظف / ……….، مسئول قسم……….. فإنه لا يلتزم في تعامله معي بالضوابط التي تنص عليها لوائح الشركة، وألقى منه تعسفاً يثنيني عن التوجه إلى شركتكم من أجل الحصول على الخدمات الخاصة بي كما في السابق، لذا أرجوا التوصل معه لحل لإنهاء هذا الأمر حتى أتمكن من مواصلة عملي لديكم تقبلوا مني فائق الشكر.
التوقيع/………….
———–
التاريخ / ……….
اسم المؤسسة / ……..
العنوان / ………..
الموضوع / شكوى ضد سوء سلوك الموظفين
السيد / ………
أتوجه برسالتي هذه لكم بعدما لاحظت سلوكاً مشيناً لأحد الموظفين العاملين لديكم وهو / ……….. قبل أيام قليلة حيث كان تعامله سيئاً للغاية وأحرجني أمام الآخرين، خلال تقدمي لإجراء معاملة من خلاله كونه الموظف المُختص كما أنه يعيق العمل ويتأخر في إتمام المعاملات المُختلفة.
نرى بأن هذا العمل غير مهني ولا يجب أن يتصف به موظف يتعامل مع الناس بصفة دائمة، ولهذا أرجو منكم الإيعاز إليه بالتعامل مع الزبائن بطريقة أرقى لإنعكاس تصرفه هذا على سمعة المؤسسة الخاصة بكم.
تفضلوا بقبول فائق الإحترام.
الاسم / ………..
التوقيع / ……..
صيغة رسالة شكوى رسمية
يُفضل أن يتم كتابة الشكوى الرسمية بطريقة آلية من خلال الحاسوب وطباعتها وتغليفها في مظروف وتدوين إسم الجهة المراد إرسال الشكوى إليها على غلاف الشكوى، وهي تتطلب اختيار صيغة خطاب شكوى رسمي وتضمين كافة المعلومات التي يحتاجها من يقوم بقراءة الشكوى من أجل اتخاذ الإجراء والقرار المناسب بعد مواجهة الشخص الموجهة الشكوى ضده ومعرفة ملابسات ما تم وفق الشكوى المرسلة.
يُمكن أن نضيغ بأكثر من طريقة وأكثر من أسلوب صيغة خطاب شكوى رسمي وفق الحدث الذي نرى فيه تجاوز بحقنا من قل أحد العاملين في شركة أو مؤسسة ما وتوجيه الجهة صاحبة العمل لإتخاذ الإجراءات القانونية في حقه لمنع تكرار هذا التجاوز أو إيجاد حلول للمشكلات التي نواجهها في سبيل الحصول على خدمات الشركات والمؤسسات المُختلفة التي نرى قصور في أدائها وعدم مقدرتها على تلبية إحتياجاتنا بالصورة المطلوبة.
